“Где акт по делу №2847?” — типичный день до автоматизации
Когда мы начали работать с этой юридической компанией, ситуация с документооборотом была типичной. В компании использовались сотни шаблонов договоров, ежедневно оформлялись десятки счетов, а документы хранились как попало — часть на сервере, часть в почте, часть на Google Диске.
У одного и того же договора нередко было несколько версий. Разные сотрудники вносили правки независимо друг от друга. Кто-то правил в Word, кто-то пересылал файл в чат, кто-то искал нужный вариант в почте, ориентируясь на дату отправки или название вроде «финал-финал-итог2».
Согласование документов происходило несистемно: через переписку, устные обсуждения и отдельные сообщения в мессенджерах. Единых маршрутов не существовало, и отследить, что, кому и когда согласовывалось, было невозможно.
Менеджеры не видели текущие статусы оплат, потому что 1С и CRM никак не взаимодействовали. У бухгалтерии, юристов и менеджеров были свои подходы и отдельные хранилища.
Было понятно, что при дальнейшем росте объёмов такая система просто не выдержит. Задача заключалась не в «оптимизации», а в создании единой цифровой среды, где договоры, акты и статусы из 1С работают как единый связанный процесс
Разбираем причины бардака
Мы провели серию интервью с бухгалтерами, юристами и операционным директором. Выяснилось, что:
- Согласование договоров — как квест: не тот шаблон, устаревшие реквизиты, юрист “впервые слышит”.
- Актов нет на месте — они теряются в Excel, почте, чатах.
- Информация из 1С не передаётся в Битрикс24 — менеджеры не видят, что с оплатой.
- Единый реестр отсутствует — данные разрознены.
- Реквизиты вводятся вручную, часто с ошибками.
Наше решение: Bitrix24 + интеграция с 1С
Совместно с клиентом мы разработали архитектуру решения и внедрили ключевые блоки автоматизации:
Смарт-процесс «Согласование договора»
- Стадии: Черновик → Согласование у юриста → Согласование у клиента → Утверждён → Подписание
- Данные (сумма, стороны, тип работ) вносятся один раз — из них формируется шаблон
- Документ генерируется автоматически и направляется на подписание
- Юрист подключается, только когда всё готово
Результат: один шаблон, минимум ручных ошибок, полный контроль процесса.
Смарт-процесс «Закрытие актами»
- Для каждого договора формируется акт с указанием клиента, суммы, даты и статуса
- Cмарт-процесс в Битрикс24 инициирует создание закрывающего документа в 1С
- Привязка к ответственному, уведомления о дедлайнах
- Стадии: Сформирован → Отправлен → Подписан → Обработан бухгалтерией
Результат: ни один акт не теряется, видна стадия, ответственный и задержка.
Интеграция счетов и статусов оплат с 1С
- Счета из 1С отображаются в сделках Bitrix24
- Статусы оплат актуальны для бухгалтерии и менеджеров
- Подписанные акты автоматически передаются в 1С
Результат: единый источник правды по оплатам — без ручного дублирования.
Реестр документов
- По клиентам, дате, типу, статусу
- Все документы связаны со сделкой, ответственными и проектом
Результат: вместо поиска в почте — поиск в один клик по всей истории взаимодействия.
Внедрение цифровой подписи через Bitrix24
- Договоры и акты можно подписать онлайн — прямо из карточки сделки
- Подпись имеет юридическую силу и хранится вместе с документом
- Не нужно скачивать, распечатывать, сканировать — всё происходит в один клик
- Подписанные документы фиксируются в реестре и автоматически передаются в 1С
Результат: ускорено подписание, повышена юридическая значимость, исключены потери документов.
От скепсиса к ежедневной работе
Первоначально сотрудники сомневались:
- Юристы — “слишком много лишних полей”
- Бухгалтеры — “договоры вручную всё равно быстрее”
- Менеджеры — “ещё одна система, только мешать будет”
Через месяц после запуска:
- Юристы оценили шаблоны: меньше ошибок, быстрее работа
- Бухгалтеры перестали искать акты по чатам
- Руководство получило контроль над всеми документами по каждому клиенту
Что получили на выходе
- 95% договоров теперь формируются автоматически
- Время согласования сократилось с 3–5 дней до 1
- 100% актов закрываются вовремя
- Счета между 1С и Bitrix24 синхронизированы
- Полный документ-оборот — прозрачен и управляем
- Онлайн-подпись ускорила подписание и избавила от бумажной волокиты
Финал: бухгалтерия как цифровое производство
Теперь бухгалтерия клиента — не хаотичный поток писем и файлов, а структурированный процесс. Bitrix24 стал не просто CRM, а надёжным цифровым ассистентом юридической и финансовой команды. Мы не просто внедрили систему — мы выстроили устойчивую, управляемую инфраструктуру документооборота.