Как мы автоматизировали HR-процессы в Битрикс24 и упростили работу отдела найма
Клиент и его вызовы
Крупная сеть ресторанов — это динамично развивающийся бизнес с высокой текучестью кадров. Найти, нанять и обучить новых сотрудников — ключевая задача HR-отдела. Но до внедрения системы автоматизации этот процесс был сложным и неэффективным: вакансии публиковались вручную, кандидатам отвечали с задержками, а контроль за стажировками требовал постоянного внимания. Всё это замедляло рост бизнеса.
HR-отдел столкнулся с рядом проблем:
- Несистемная работа с вакансиями: согласование новых позиций занимало много времени.
- Разрозненная обработка откликов: HR-менеджерам приходилось вручную переносить данные кандидатов из Avito и HH.ru.
- Отсутствие контроля над стажировками: было сложно отслеживать успехи новых сотрудников.
- Отсутствие единой платформы для обучения: новые работники проходили адаптацию в хаотичном формате.
Задача стояла масштабная: создать удобную, единую систему на базе Битрикс24, которая автоматизирует весь процесс найма и адаптации сотрудников.
Решение: Автоматизация HR-процессов в Битрикс24
Мы разработали и внедрили систему, которая значительно упростила работу HR-отдела и позволила бизнесу нанимать персонал быстрее и эффективнее. Что мы сделали:
1. Оптимизировали работу с вакансиями
Теперь процесс создания и согласования вакансий проходит автоматически. Каждая новая вакансия проходит через утвержденную воронку:
- HR-менеджер заполняет карточку вакансии.
- Система отправляет запрос на согласование.
- После подтверждения вакансия автоматически публикуется в нужных сервисах.
Это сократило время на размещение вакансий и исключило человеческий фактор.
2. Автоматизировали работу с откликами
Мы интегрировали Битрикс24 с Avito и HH.ru, благодаря чему HR-специалисты больше не тратят время на ручной перенос данных. Теперь:
- Все отклики автоматически попадают в Битрикс24.
- Для каждого кандидата создается карточка.
- Менеджер видит, на какой стадии находится каждый соискатель (собеседование, оценка, шорт-лист, отказ и т. д.).
3. Создали систему контроля за стажировками
Ранее HR-специалистам было сложно отслеживать, кто из стажеров успешно адаптировался, а кому требуется дополнительное обучение. Мы добавили в Битрикс24 воронку «Стажировка», которая позволяет:
- Контролировать, на каком этапе находится новый сотрудник.
- Автоматически ставить задачи наставникам.
- Вести аттестацию по результатам испытательного срока.
4. Разработали модуль обучения
Чтобы сократить время адаптации новых сотрудников, мы внедрили систему онлайн-обучения в Битрикс24. Теперь новые работники могут:
- Проходить курсы и тестирования внутри корпоративного портала.
- Автоматически получать доступ к материалам после трудоустройства.
- Сдавать экзамены и получать оценки от наставников.
5. Проект «Оценка 360» – система оценки персонала
Еще одной задачей клиента было внедрение системы оценки персонала по методу «360 градусов». Изначально рассматривался готовый модуль из маркетплейса Битрикса, но он оказался дорогим, функционально ограниченным и требовал добавления всех сотрудников в портал, что было невозможно из-за тарифных ограничений.
Мы предложили альтернативное решение – разработать систему на базе Telegram-бота, интегрированного с Битрикс24. Как это работало:
- В CRM хранился актуальный список сотрудников, привязанный к их никнеймам в Telegram..
- HR-менеджер запускал процесс оценки, выбирая сотрудника, компетенции и коллег, которые должны дать обратную связь.
- Telegram-бот автоматически отправлял опрос коллегам.
- Ответы загружались обратно в CRM, где формировались BI-отчеты.
- Аналитика позволяла видеть сводные оценки, сравнивать сотрудников, строить динамику их развития.
Несмотря на перспективность решения, клиент приостановил реализацию этого модуля. Однако наша команда готова внедрить аналогичную систему для других компаний, желающих провести объективную оценку своих сотрудников без ограничений стандартных решений.
Результаты
После внедрения системы компания получила:
- Сокращение времени на закрытие вакансий: процесс стал быстрее за счет автоматизации согласований и интеграций с рекрутинговыми сервисами.
- Четкую систему работы с откликами: HR-отдел видит, сколько кандидатов на каком этапе отбора, и может легко анализировать воронку найма.
- Контроль за стажировками: стало проще оценивать новых сотрудников и принимать решения об их дальнейшем трудоустройстве.
- Полноценную систему обучения: теперь адаптация новых работников проходит в структурированном формате.
Выводы: Почему это важно для бизнеса?
Этот кейс — отличный пример того, как автоматизация может повысить эффективность HR-отдела и сократить затраты компании на найм и обучение сотрудников. Мы не просто внедрили инструменты — мы выстроили систему, которая работает на результат. Если ваш бизнес тоже сталкивается с проблемами найма и адаптации персонала, мы поможем найти эффективное решение.
Готовы оптимизировать HR-процессы в вашей компании? Свяжитесь с нами, и мы предложим решение под ваши задачи!